ترلو یک ابزار بسیار کاربردی برای مدیریت پروژه است که برای کمک به تیم‌ها در سازماندهی وظایف و پروژه‌ها با استفاده از Boardها، Listها و Cardها طراحی شده است. از این ابزار در موارد مختلفی مانند تیم‌های توسعه نرم افزار، مارکتینگ، آموزش و بسیاری موارد دیگر استفاده می‌شود. شروع کار با ترلو کار سختی نیست و در مدت زمانی کم می‌توانید با نحوه کار این ابزار آشنا شوید.
در این مطلب به بررسی به بررسی المان‌های اصلی ترلو مانند Board، Lists، Card و موارد دیگر می‌پردازیم.
ترلو چیست؟
همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم ترلو یک ابزار مدیریت پروژه و وظایف با محیطی گرافیکی است که به تیم‌ها و افراد کمک می‌کند تا پروژه‌ها و وظایف مختلف خود را مدیریت و سازماندهی کنند. چه قصد شروع یک پروژه جدید را داشته باشید و چه بخواهید وظایف مرتبط با پروژه‌های فعلی خود را سازماندهی کنید، می‌توانید از ترلو کمک بگیرید.
این ابزار به شما کمک می‌کند تا فرایندهای تقسیم وظایف تیم خود را به شیوه‌ای استاندارد انجام دهید. شما می‌توانید حتی بزرگ‌ترین پروژه‌های تیمی را نیز با استفاده از ترلو به بهترین شکل مدیریت کنید.
Board در ترلو چیست؟
یک Board (که در شکل با حرف A نشان داده شده است) نشان دهنده فضایی است که برای یک پروژه، یک تیم یا در پروژه‌های بزرگ برای بخش‌هایی از پروژه ایجاد می‌کنید. در واقع بردهای ترلو فضایی برای سازماندهی وظایف هر پروژه ایجاد می‌کنند.
List در ترلو
Listها (که در تصویر با حرف B نشان داده شده‌اند) حاوی ستون‌هایی عمودی هستند که مراحل یا دسته‌بندی‌های مختلف هر کار را نشان می‌دهند. برای مثال ممکن است است لیست‌های شما شامل مواردی مانند «To Do» ، «In Progress» و «Done» باشد. به هر لیست کارت‌هایی (Cards) اضافه می‌شوند که شامل شرح وظایف و جزئیاتی از هر تسک هستند.
لیست‌ها می‌توانند برای ایجاد یک فرایند کاری ایجاد شوند و شما می‌توانید کارت‌های موجود در هر لیست را از شروع تا پایان فرایند انجام پروژه به لیست مرتبط با هر مرحله از فرایند انتقال دهید. همچنین می‌توانند تنها به عنوان فضایی برای ثبت ایده‌ها و اطلاعات استفاده شوند.
هیچ محدودیتی برای تعداد لیست‌هایی که می‌توانید به یک برد اضافه کنید وجود ندارد و می‌توانید به دلخواه خود نحوه نام‌گذاری و ترتیب چینش آن‌ها را تعیین کنید.
Card در ترلو چیست؟
Cardها یا کارت‌ها (که در تصویر با حرف C مشخص شده‌اند) کوچک‌ترین و در عین حال، پرجزئیات‌ترین اجزاء یک بورد هستند که برای نمایش وظایف و تسک‌ها از آن‌ها استفاده می‌شود. کارت‌ها می‌توانند شامل کارهایی شوند که باید انجام شوند.
به عنوان مثال، یک کارت می‌تواند شامل جزئیات ایجاد یک پست جدید برای وبلاگ یا ایجاد صفحه اصلی یک وب‌سایت باشد.
در انتهای هر لیست، یک گزینه به نام «Add a Card» وجود دارد. برای ایجاد یک کارت جدید می‌توانید روی این گزینه کلیک کنید. پس از انتخاب این گزینه باید یک نام مثل «استخدام نیروی جدید» یا «تولید یک پست جدید برای وبلاگ» برای کارت جدید تعیین کنید. با کلیک کردن روی کارت‌ها می‌توانید آن‌ها را شخصی سازی کنید و اطلاعات زیادی را به آن‌ها اضافه کنید.
برای نمایش پیشرفت پروژه می‌توانید با درگ و دراپ کارت‌ها، آن‌ها را میان Listها جابجا کنید و به لیست مرتبط با وضعیت فعلی انتقال دهید. تعداد کارت‌هایی که می‌توانید در هر برد ایجاد کنید نیز مانند لیست‌ها، نامحدود است.
board menu یا منوی برد در ترلو چیست؟
اگر به گوشه بالای سمت راست Board نگاه کنید، یک آیکون با علامت سه نقطه مشاهده خواهید کرد که در واقع علامت Board Menu است (در تصویر با حرف D مشخص شده است). منوی یک برد، مرکز کنترل آن به شمار می‌رود. در این منو، شما می‌توانید تنظیمات مختلفی مانند کنترل سطح دسترسی اعضا (members’ board permissions)، مدیریت تنظیمات برد، جست و جوی کارت‌ها، ست کردن Power-Upها و مواردی مانند ایجاد اتوماسیون فرایندهای کاری (automation) را انجام دهید.
همچنین می‌توانید تمام فعالیت‌هایی که در برد انجام شده است را از طریق بخش Activity مشاهده کنید. منوی برد، ویژگی‌ها و قابلیت‌های متنوعی دارد. شما می‌توانید تنها با اختصاص کمی از زمان خود به همه قسمت‌های مختلف این منو سر بزنید تا با همه ویژگی‌های آن آشنا شوید.
اولین پروژه خود را در ترلو ایجاد کنید
به طور معمول در هر پروژه باید اطلاعات زیادی را مدیریت کنید، وضعیت تسک‌ها را پیگیری کنید و افراد مختلفی را به بخش‌های مختلف یک پروژه اضافه کنید. هدف از استفاده از چنین ابزاری این است که با سرعتی ثابت پروژه را پیش ببرید و اطمینان حاصل کنید که می‌توانید وظایف خود را به موقع و در حد بودجه‌ای که برای آن تعیین شده، انجام دهید.
اکنون که با اصول اولیه یک برد و اجزای اصلی آن در ترلو آشنا شدید، زمان آن فرا رسیده که اولین پروژه خود را در آن ایجاد کنید. در ادامه به نحوه ایجاد یک پروژه جدید در ترلو می پردازیم:
یک Board جدید ایجاد کنید
سازماندهی یک پروژه با تمامی اعضا، وظایف، ددلاین‌ها و ایده‌پردازی برای یک همکاری تیمی، می‌تواند فرایندی بسیار سخت و طاقت فرسا باشد. خوشبختانه، با ایجاد یک برد در ترلو می‌توانید به سازماندهی هر آنچه که برای موفقیت در پروژه خود نیاز دارید بپردازید. برای ایجاد برد جدید، مراحل زیر را دنبال کنید:
- از تب Workspace، روی گزینه Create new board یا روی علامت + در هدر ترلو (درست در سمت چپ پروفایل خود) کلیک کنید و سپس گزینه Create Board را انتخاب کنید.
- یک اسم برای برد خود انتخاب کنید تا مشخص شود که بر روی کدام پروژه یا کدام بخش از یک پروژه کار می‌کنید. حتی نام برد ترلو می‌تواند نام یکی از تیم‌های یک پروژه باشد.
داده‌ها و اطلاعات پروژه شما، مهم‌ترین و با ارزش‌ترین دارایی شما هستند. به همین دلیل هنگام ایجاد یک برد جدید، تنظیمات مرتبط با حریم خصوصی آن را نیز انجام دهید.
- هنگامی که یک برد جدید ایجاد می‌کنید، تنظیمات پیشفرض آن روی Workspace Visible (قابل مشاهده بودن فضای کار) قرار دارد. این به این معنی است تمامی اعضای این Workspace، می‌توانند کارت‌ها را مشاهده کنند، به آن‌ها جوین شوند یا آن‌ها را ویرایش کنند.
- اگر تنظیمات برد را به Private تغییر دهید، فقط اعضای همان برد می‌توانند آن را مشاهده کنند. در صورتی که روی یک پروژه شخصی یا مهمی کار می‌کنید که هر کسی نباید به اطلاعات آن دسترسی داشته باشد، توصیه می‌شود تنظیمات پیشفرض را روی گزینه Private قرار دهید. بدین ترتیب، افراد دیگر یا سایر اعضای تیم‌های نامرتبط به اطلاعات این برد دسترسی نخواهند داشت.
- یک برد عمومی به هر کاربری که لینکی به آن برد داشته باشد اجازه می‌دهد به اطلاعات آن دسترسی داشته باشد. بردهای عمومی در موتورهای جستجو مانند گوگل نیز رتبه بندی می شوند. این به این معنی است که هر اطلاعاتی که در این برد خاص قرار دارد برای همه کاربران در سطح اینترنت قابل دسترسی خواهد بود. این تنظیمات برای یک پروژه عمومی یا برای نقشه راه (roadmap) یک محصول که برای دریافت بازخورد عمومی باز است، مورد استفاده قرار می‌گیرد. مانند سایر تنظیمات یک برد، شما می‌توانید به صورت موردی انتخاب کنید که چه کسانی بتوانند کامنت بدهند، اعضا را از برد حذف یا به آن اضافه کنند و آن‌ها را ویرایش کرده یا به برد جوین شوند.
پروژه را آغاز کنید
ترلو به این منظور طراحی شده است که یک ابزار برای همکاری همه اعضای تیم باشد. به این ترتیب بهتر است همه اعضای تیم را به برد اضافه کنید و وظایف مربوط به هر عضو را به او assign کنید.
نتیجه این کار، تجربه انجام یک همکاری موثر و ثمربخش خواهد بود که تمامی اعضای تیم در آن سهیم خواهند بود. پس از ایجاد برد، اعضای تیم را به آن دعوت کنید تا بتوانید آن‌ها را به کارت‌های مربوطه اضافه کنید. برای دعوت کردن اعضا می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:
- از قسمت بالای برد، روی گزینه Invite کلیک کنید و یکی از اعضای تیم را برای اضافه کردن به برد انتخاب کنید. همچنین، می‌توانید با نام یا ایمیل اعضا نیز آن‌ها را دعوت کنید.
- در پایین منوی Invite، می‌توانید لینک دعوت به برد خود را مشاهده کنید. شما می‌توانید این لینک را در اختیار سایر اعضای تیم قرار دهید تا با استفاده از آن به برد جوین شوند. برای جذابیت بیش‌تر نیز می‌توانید یک QR کد ایجاد کنید و برای اعضا بفرستید تا آن را اسکن کنند.
با استفاده از لیست‌ها یک Workflow ایجاد کنید
لیست‌های ترلو به شما کمک می‌کنند کارت‌های خود را بر اساس وضعیت آن‌ها سازماندهی کنید. مورد دیگری که در مدیریت پروژه در ترلو از اهمیت بالایی برخوردار است، ایجاد یک گردش کاری یا Workflow برای مشخص کردن روش کار تیم شما است. می‌توانید از لیست‌ها برای ایجاد گردش کاری می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید.
- ابتدا روی گزینه Add a list کلیک کنید تا اولین لیست را در برد خود ایجاد کنید. سپس یک عنوان برای این لیست انتخاب کنید تا مرحله یا اطلاعاتی نیاز است در آن قرار بگیرند، مشخص شود. اسم لیست‌ها می‌تواند از عناوین بسیار ساده نظیر To Do، Doing یا Done باشد. همچنین، می‌توانید در صورت نیاز از اسامی پرجزئیات‌تری برای آن‌ها استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که می‌توانید ترلو را به هر شکلی که بخواهید، بر اساس نیازهای خود شخصی سازی کنید.
- هر تعداد لیستی که برای گردش کاری خود نیاز دارید، به برد خود اضافه کنید.
کارت‌های تسک‌ها را اضافه کنید
کارت‌ها به عنوان یک جزء اساسی در برد ترلو، برای ثبت و نمایش تسک‌ها و ایده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. از این کارت‌ها، می‌توان به عنوان نشانگر و یادآور کارهایی که باید انجام شوند، مانند طراحی یک صفحه، تولید محتوای بلاگ و بسیاری موارد دیگر استفاده کرد.
با کلیک روی هر کارت، می‌توان آن را شخصی سازی کرد و اطلاعاتی در رابطه با تسک مربوط به کارت به آن اضافه کرد. شما با درگ و دراپ کارت‌ها و جابجایی آن‌ها بین لیست‌ها، می‌توانید میزان پیشرفت هر تسک در پروژه را نشان دهید. تعداد کارت‌هایی که می‌توان در یک برد ایجاد کرد، نامحدود است. برای ایجاد یک کارت جدید می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید.
- روی گزینه Add A Card در لیست مورد نظرتان، کلیک کنید تا یک کارت جدید برای تسکی که باید انجام شود، یا ایده‌ای که قصد اضافه کردن آن را دارید ایجاد کنید. اسم کارت‌ها را تا جایی که می‌توانید کوتاه مانند «ساخت صفحه اصلی سایت» انتخاب کنید تا پیدا کردن آن‌ها راحت‌تر باشد و به راحتی بتوانید وضعیت هر کارت را در برد مشاهده کنید.
- برای اینکه همه اعضای تیم درک واضحی از کارهایی که باید انجام شوند به دست بیاورند، روی کارت‌ها کلیک کنید تا اطلاعات بیشتری نظیر موارد زیر به آن‌ها اضافه کنید:
- Description یا توضیحات مرتبط با کارت
- Dates برای تعیین ددلاین نهایی انجام تسک
- Members یا اعضایی که باید وظیفه مشخص شده در هر کارت را انجام دهند
- Checklists برای ایجاد یک چک لیست از مواردی که باید برای تسک هر کارت انجام شود
- Attachments، فایل‌های مورد نیاز برای هر کارت. شما می‌توانید با استفاده از این گزینه فایل‌های تصویری، متنی، گوگل داکس، گوگل شیت، و هر فایلی که برای تسک مورد نظر به آن نیاز دارید را به کارت اضافه کنید
- Comments برای تعامل اعضا در رابطه با تسک مربوطه
- Labels یا لیبل‌های رنگی برای تعیین وضعیت هر کارت. شما می‌توانید با قرار دادن لیبل‌هایی روند پیشرفت تسک مربوط به یک کارت را مشخص کنید.
وارد کردن جزئیات در کارت
همانطور که پیش از این اشاره شد، می‌توانید در لیست‌های ترلو روی کارت‌ها کلیک کنید تا باز شوند و جزئیات بیشتری به آن‌ها اضافه کنید. به این موضوع اصطلاحا «card back» هم گفته می‌شود. در واقع، در این فضا می‌توانید جزئیات و اطلاعات بیشتری وارد کنید.
هر کارت ترلو از سه بخش اصلی تشکیل شده است که عبارت هستند از:
- Card Description: زمانی که اعضای تیم شما به صورت روزانه با یکدیگر در تعامل هستند، شما به این توانایی نیاز دارید تا بتوانید اطلاعاتی را در رابطه با یک تسک اضافه و یا ویرایش کنید. زمانی که اطلاعات مناسب را در اختیار داشته باشید، می‌توانید مقدمه ارتباطات را مطرح کنید و از هرگونه ارتباط نادرست مرتبط با پروژه خود جلوگیری کنید. در قسمت Description می‌توانید اطلاعات و جزئیات دقیق‌تری درمورد کارت مربوطه (مانند لینکی به یک سایت یا دستورالعمل‌های انجام تسک) را اضافه کنید. برای افزودن جزئیات به کارت خود، روی گزینه Edit the description در بالای فضای کارت کلیک کنید. در این بخش، حتی می‌توانید متنی که می‌نویسید را قالب‌بندی کنید تا از ظاهر بهتری برخوردار باشد.
- بخش Add: قسمت Add ابزارهای بیشتری برای قرار دادن جزئیات در کارت را در اختیار شما قرار می‌دهد که برخی از آن‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:
- شما می‌توانید اعضای تیم را به هر کارت اضافه کنید تا وظایف مشخص شده در کارت مورد نظر را به یک یا چند نفر از اعضای تیم خود بسپارید. با این کار، به راحتی می‌توانید بررسی کنید که چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد و چه کارهایی هنوز باید انجام شوند.
- شما می‌توانید به کارت‌هایی که به انجام کار بیشتری نیاز دارند یا چندین مرحله دارند، چک لیست‌هایی را اضافه کنید تا مطمئن شوید که همه کارها با ترتیب درست خود انجام می‌شوند. شما حتی می‌توانید چک لیست‌ها را از سایر کارت‌هایی که در برد وجود دارند، کپی کنید و به کارت مورد نظر اضافه کنید.
- می‌توانید یک تاریخ Due Date به کارت‌ها اضافه کنید که نشان دهنده مهلت نهایی یا ددلاین انجام تسک مشخص شده در کارت است. در صورت مشخص کردن تاریخ ددلاین، اعضایی که در آن کارت قرار دارند ۲۴ ساعت قبل از سررسید آن، یک اعلان دریافت خواهند کرد. از منوی تاریخ، می‌توانید تاریخ شروع و ددلاین را برای پیگیری زمان شروع و پایان تسک‌ها انتخاب کنید. پس از تکمیل تسک‌های مشخص شده در کارت، می‌توانید تاریخ را علامت بزنید تا نشان دهید که در مهلت مقرر انجام شده است.
- شما می‌توانید Attachmentها را هم از داخل کامپیوتر خود و هم از طریق سرویس‌های ذخیره سازی ابری نظیر Dropbox، Google Drive، و OneDrive به هر کارت اضافه کنید.
3. بخش Cover: با اضافه کردن کاور و رنگ به کارت‌های موجود در برد می‌توانید ظاهر بصری زیباتری به آن‌ها بدهید. تصاویری که به کارت اضافه می‌شوند، می‌توانند در قسمت بالایی به صورت کاور در اندازه کامل نمایش داده شوند و همچنین، شما می‌توانید رنگ کارت مورد نظر خود را نیز تغییر دهید.
