اگر به دنبال راهی آسان و مؤثر برای سازماندهی حساب‌های ایمیل خود هستید، از یک سرویس گیرنده ایمیل مانند Microsoft Outlook استفاده کنید. این سرویس، همچنین یک پلت فرم عالی برای مدیریت تقویم، پیگیری وظایف و ذخیره مخاطبین است. اضافه کردن یک حساب ایمیل به Outlook ممکن است برای مبتدیان دلهره‌آور به نظر برسد؛ با این حال، جای نگرانی نیست! این آموزش به شما نشان می‌دهد که چگونه Outlook را سریع و آسان تنظیم کنید. در این نوشته اتصال ایمیل به outlook را مطالعه میکنید.
اگر می‌خواهید نحوه ساخت ایمیل در دایرکت ادمین را بیاموزید یا نیاز به ساخت ایمیل در سی پنل دارید، میتوانید به مطالب مربوط به آن در مجله مبین هاست مراجعه کنید.
پیش نیازها
شرایط لازم برای پیکربندی Microsoft Outlook به نوع حساب ایمیل شما بستگی دارد.
اگر می‌خواهید یک حساب ایمیل سفارشی در Microsoft Outlook راه‌اندازی کنید، باید موارد زیر را داشته باشید:
یک آدرس ایمیل: با دریافت یک طرح میزبانی ایمیل، یک حساب ایمیل با نام دامنه خریداری شده خود ایجاد کنید. آدرس ایمیل شما مانند [email protected] خواهد بود.
رمز عبور ایمیل: هنگام پیکربندی Microsoft Outlook به آن نیاز خواهید داشت.
جزئیات پیکربندی حساب: جزئیات پیکربندی IMAP، POP و SMTP خود را بیابید.
Microsoft Outlook از این تنظیمات سرور ورودی و خروجی برای ارسال و بازیابی پیام‌ها از سرور ارائه دهنده ایمیل شما استفاده می‌کند.
اگر می‌خواهید یک حساب جیمیل به Outlook اضافه کنید، فقط به آدرس ایمیل و رمز عبور نیاز دارید. به این دلیل که Microsoft Outlook به طور خودکار حساب Gmail شما را با استفاده از IMAP اضافه می‌کند. اگر از یک ارائه دهنده ایمیل رایگان مشابه استفاده میکنید، روند باید مشابه باشد.
اگر احراز هویت دو مرحله‌ای (2FA) را فعال کرده‌اید، مطمئن شوید که برنامه احراز هویت خود مانند Google Authenticator و رمز عبور آن را آماده کرده‌اید.
پیدا کردن پیکربندی IMAP، POP و SMTP
قبل از اتصال ایمیل به outlook و افزودن جزئیات سرور ایمیل ورودی و خروجی به یک سرویس گیرنده ایمیل، باید جزئیات پیکربندی ایمیل خود را پیدا کنید.
مراحل دسترسی به اطلاعات پیکربندی ایمیل به ارائه دهنده میزبانی ایمیل شما بستگی دارد. اگر از ایمیل هاستینگر استفاده میکنید، وارد حساب میزبانی خود شوید، به hPanel بروید و به قسمت ایمیل‌ها بروید. سپس بر روی Email Accounts کلیک کنید.
روی نام دامنه خود کلیک کنید و به Configuration Settings -> Manual Configuration تا اطلاعات پروتکل ایمیل را مشاهده کنید.
جزئیات را برای نگهداری در یک فایل Notepad کپی کرده و جای‌گذاری کنید، یا وقتی Microsoft Outlook را پیکربندی میکنید، صفحه را باز بگذارید.
نحوه تنظیم Outlook
پس از جمع‌آوری جزئیات لازم، نوبت به راه‌اندازی Outlook می‌رسد. Microsoft Outlook در نسخه‌های مختلف عرضه می‌شود. در این مطلب ما در مورد تنظیم Outlook 2019 و 2016 بحث خواهیم کرد. مهم است که بدانید از کدام نسخه ستفاده میکنید زیرا فرآیند پیکربندی برای هر نسخه کمی متفاوت است. مراحل پیکربندی Outlook در ویندوز و macOS بسیار مشابه است. این آموزش بر روی تنظیم نسخه ویندوز برنامه تمرکز دارد.
Microsoft Outlook 2019
این بخش به شما آموزش می‌دهد که چگونه یک آدرس ایمیل به Outlook 2019 اضافه کنید.
۱- Microsoft Outlook 2019 را باز کنید.
وقتی پنجره باز شد، آدرس ایمیل کامل خود را وارد کنید. برای پیکربندی تنظیمات سرور ایمیل خروجی و ورودی، روی Advanced options کلیک کنید، کادر Let me set up my account manually را انتخاب کنید و روی Connect کلیک کنید.
۲- تنظیمات IMAP یا POP خود را پیکربندی کنید.
در پنل Advanced setup، از شما خواسته می‌شود نوع حساب خود را انتخاب کنید. بین POP یا IMAP انتخاب کنید. اگر از بیش از یک دستگاه برای دسترسی به حساب ایمیل استفاده میکنید، توصیه می‌کنیم IMAP را انتخاب کنید.
در صفحه IMAP Account Settings، فیلدهای Incoming mail و Outgoing mail را با نام میزبان و شماره پورت سرورهای ایمیل خود پر کنید. سپس، SSL/TLS را به عنوان Encryption method برای نامه‌های دریافتی انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید.
۳- راه‌اندازی خود را نهایی کنید.
رمز عبور ایمیل خود را وارد کنید، روی Connect کلیک کنید و منتظر بمانید تا فرآیند به پایان برسد.
اگر پیام خطا ظاهر شد، روی Change Account Settings کلیک کنید تا به صفحه قبلی بازگردید. پس از آن، تنظیمات را دوباره بررسی کنید.
اگر اطلاعاتی که وارد کرده‌اید صحیح باشد، پنجره زیر باز می‌شود تا به شما اطلاع دهد که حساب ایمیل با موفقیت اضافه شده است. برای مشاهده صندوق پستی خود روی Done کلیک کنید.
اکنون میتوانید از Outlook برای ارسال و دریافت ایمیل استفاده کنید. در ادامه ظاهر این برنامه را میتوانید مشاهده کنید:
برایاتصال ایمیل اضافی به outlook، به File رفته و روی Add account کلیک کنید. سپس، همان مراحل قبلی را دنبال کنید.
Microsoft Outlook 2016
برای پیکربندی Microsoft Outlook 2016، راهنمای زیر را دنبال کنید.
۱- Microsoft Outlook 2016 را باز کنید.
پس از باز کردن برنامه برای اولین بار، صفحه خوش‌آمدگویی ظاهر می‌شود. برای ادامه تنظیمات روی Next کلیک کنید.
سپس، تیک Yes را بزنید و یک بار دیگر روی Next کلیک کنید.
در صفحه Add Account ، گزینه Manual setup or other server types را انتخاب کرده و Next را انتخاب کنید.
۲- سرورهای POP یا IMAP و SMTP را پیکربندی کنید.
POP یا IMAP را انتخاب کنید و برای ادامه روی Next کلیک کنید.
در صفحه تنظیمات حساب POP و IMAP، نام و آدرس ایمیل کامل خود را وارد کنید. در قسمت Server Information، روی منوی کشویی Account Type کلیک کنید و POP یا IMAP را انتخاب کنید.
در این مرحله ماIMAP را انتخاب می‌کنیم. هر دو قسمت Incoming mail server و Outgoing mail server (SMTP) (SMTP) را با نام میزبان سرور ایمیل پر کنید. سپس یک بار دیگر آدرس ایمیل خود را در قسمت User Name به همراه رمز عبور وارد کرده و بر روی دکمه More Settings کلیک کنید.
در پنجره باز شده بعدی، روی تب Outgoing Server کلیک کنید. My outgoing server (SMTP) requires authentication و Use same settings as my incoming mail server را انتخاب کنید.
سپس بر روی تب Advanced کلیک کنید. شماره پورت خود را در قسمت‌های Incoming server (IMAP) و Outgoing server (SMTP) تایپ کنید.
در بخش Incoming server (IMAP)، روی منوی کشویی Use the following type of encrypted connection کلیک کنید و رمزگذاری SSL را انتخاب کنید. روی OK کلیک کنید.
پس از بازگشت به صفحه Add Account، برای ادامه روی Next کلیک کنید.
۳- نهایی کردن راه‌اندازی
Outlook سعی می‌کند به سرور ایمیل ورودی شما متصل شود و تنظیمات را تأیید کند. در صورت موفقیت، پیامی مشابه تصویر زیر نمایش می‌دهد. برای ادامه روی Close کلیک کنید.
پنجره دیگری ظاهر می‌شود که می‌گوید فرآیند راه‌اندازی به پایان رسیده است. روی Finish کلیک کنید.
اکنون میتوانید از حساب ایمیل خود استفاده کنید. در اینجا رابط کاربری Microsoft Outlook 2016 آورده شده است:
برای افزودن حساب‌های ایمیل اضافی به Outlook 2016، کافی است به مسیرFile -> Add account بروید.
IMAP در مقابل POP
IMAP و POP پروتکل‌های ایمیلی هستند که یک سرویس گیرنده ایمیل برای دسترسی به پیام‌ها از سرورهای ایمیل استفاده می‌کند. پروتکل دسترسی به پیام‌های اینترنتی (IMAP) این امکان را برای مشتریان ایمیل فراهم می‌کند که با یک سرور ایمیل در زمان واقعی همگام شوند و به کاربران امکان می‌دهد به ایمیل خود در چندین دستگاه دسترسی داشته باشند. هنگام استفاده از این پروتکل، Outlook تنها پس از کلیک بر روی آن پیامی را دانلود می کند. هیچ پیوستی را به صورت خودکار دانلود نمی‌کند.
از سوی دیگر، پروتکل دفتر پست (POP) پیام‌ها را به صورت محلی دانلود و ذخیره می‌کند اما آن‌ها را از صندوق ورودی سرور حذف می‌کند. این بدان معناست که صندوق ورودی تنها در یک دستگاه قابل دسترسی است. نکته مثبت POP این است که کاربران همچنان می‌توانند به نامه‌های خود دسترسی داشته باشند حتی اگر اتصالی به سرور وجود نداشته باشد.
اگر مطمئن نیستید که از کدام پروتکل ایمیل استفاده کنید، IMAP را توصیه می‌کنیم زیرا به شما امکان می‌دهد از چندین دستگاه به ایمیل دسترسی داشته باشید. از طرف دیگر، اگر می‌خواهید فضایی را در سرور خود آزاد کنید و نامه را به صورت آفلاین مشاهده کنید، POP را انتخاب کنید.
جمع بندی
فرآیند راه‌اندازی Outlook ساده است و فقط چند دقیقه طول می‌کشد. قبل از پیکربندی Microsoft Outlook و اتصال ایمیل Outlook، به یاد داشته باشید که آدرس ایمیل، رمز عبور و جزئیات پیکربندی پروتکل ایمیل را آماده کنید. بیایید مراحل اصلی راه‌اندازی Outlook را بدون توجه به نسخه‌ای که استفاده میکنید، مرور کنیم:
۱- Microsoft Outlook را باز کنید: به برنامه Outlook دسترسی پیدا کنید و تنظیم دستی حساب ایمیل را انتخاب کنید.
۲- سرورهای POP یا IMAP و SMTP را پیکربندی کنید: نوع حساب ایمیل خود را انتخاب کنید و اطلاعات سرور ایمیل ورودی و خروجی را وارد کنید.
۳- تنظیمات خود را نهایی کنید: منتظر بمانید تا Outlook نامه‌های شما را همگام کند. اگر پیغام خطا ظاهر شد، به تنظیمات برگردید و جزئیات پیکربندی را که وارد کرده‌اید بررسی کنید.
هنگامی که بین IMAP و POP انتخاب میکنید، از اولی استفاده کنید زیرا به شما امکان می‌دهد به حساب ایمیل خود در دستگاه‌های مختلف دسترسی داشته باشید. امیدواریم این مقاله به شما در راه‌اندازی یک حساب ایمیل در Microsoft Outlook کمک کرده باشد. اگر سوال یا پیشنهادی دارید در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.
